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  • Home > FAQ > 報告書撰寫

    報告書撰寫

    會員常見問題
    • Q1.金管會規定強制出版企業社會責任報告書之企業,每年6月底前須將報告書公告在網站上,是公告在公司網站上還是證交所的網站呢?內容是否需要先美編?
    • Q2.CSR報告年年出版,內容上要如何避免流於制式?
    • Q3.金管會有規定獨立董事的席次,如何說服高層增加獨立董事席次,以達永續目的?
    • Q4.如果沒有每年作利害關係人的問卷調查,要如何鑑別關鍵議題?如果沒有做這些步驟,是否會影響第三方認證?
    • Q5.進行報告書重大性議題矩陣時,排入低度重大性議題其撰寫的份量應如何拿捏?
    • Q6.GRI G4有別以往,不只注重公司本身績效,也強調價值鏈的說明及供應商的管理,需要揭露到供應鏈的第幾層才足夠?
    • Q7.CSR報告書的頁數建議是多少呢?
    • Q8.企業須有盈餘,其出版的報告書才能算是好的報告書?
    • Q9.如何確定利害關係人、後續要怎麼做溝通?而每年的溝通方式是否都要變更呢?而重大性議題要如何去界定?
    • Q10.坊間多以問卷方式進行利害關係人與重大性議題的議合,但有可能會因為量化的部份產生信效度的問題,老師會建議採質性還是量化的方式進行呢?內部員工所作的問卷調查建議採匿名還是記名的方式進行呢?
    • Q11.企業網站中CSR專區應該放的位置?
    • Q12.G4強調供應鏈管理,並要求針對供應商列出短中長期管理內容,並考量其環境影響因素如污水排放、溫室氣體盤查等,如何陳述跟訂定目標呢?
    金管會規定強制出版企業社會責任報告書之企業,每年6月底前須將報告書公告在網站上,是公告在公司網站上還是證交所的網站呢?內容是否需要先美編?
    1. 可參考公布辦法的第五條,公司治理公開觀測站及 貴公司的網站都要放,另外因應主管機關要求,上傳到公開資訊觀測站及公司網站的報告書名稱務必採「企業社會責任報告書」。
    2. 上傳資料內容是否需要美編的部分,根據作業辦法二、三、四、五條並沒有硬性規定需要美編,僅規定編製規範是否符合規定、是否將各行業需納入考量的指標,其他對於版面及美編並無強制要求。
    CSR報告年年出版,內容上要如何避免流於制式?
    1. 出版CSR報告其實是建立一套管理系統-PDCA(Plan-Do-Check-Action),PDCA的重要精神為「程序化」,每年一定會有一些創新的方案出現及一些延續的方案,創新方案可能來自於Benchmarking或Bottom Up,所以每年應該都訂定新的永續目標及方案,報告書中可以有一定比例是更新、一定比例是延續性的。另外有些公司採用橫式的報告書,非傳統直式報告書,或將資料表格整理在書的最前面,這也是一種呈現的創新。
    2. 台積公司案例作法參考:會去檢視前一年做了哪些新的方案,並去思考這些方案的價值,並呈現出來,才能有效掌握公司的績效成長。
    金管會有規定獨立董事的席次,如何說服高層增加獨立董事席次,以達永續目的?
    主管機關規定106年前所有公司都要設置獨立董事,未來審計委員會也是一個推展的重要方向,目前是規劃108年資本額20億以上公司都要設置審計委員會,而審計委員會須由三席以上的獨立董事成立,獨董幫助公司成長的過程中也能讓長官瞭解設立獨立董事的必要性。
    如果沒有每年作利害關係人的問卷調查,要如何鑑別關鍵議題?如果沒有做這些步驟,是否會影響第三方認證?
    1. 若各相關業務負責單位針對利害關係人、關鍵議題平時就有蒐集相關資料,報告書編製執行單在製作報告書之前,便可統整以上資料並進行重大議題的收集及評分,不一定要用問卷。但若CSR行之有年,歷年執行下來其變動性並不高,除非是該年有特別突出議題才會有較大的差異,公司內部也可再評估是否持續做這類調查。
    2. 若進行問卷調查,內容設計很重要,須設法提高填題者的興趣,也需要去思考填答的對象是否有代表性。
    3. 第三者認證的部分屬於程序面,重點是是否有執行,即使執行結果差異性不大還是有其必要。
    進行報告書重大性議題矩陣時,排入低度重大性議題其撰寫的份量應如何拿捏?
    以Dell舉例而言,Dell清查後列出1,000多個風險,但實際上會列在風險矩陣都是少數、重要的,故一般頂多列出20-30個點,但會再針對此20-30個風險點進一步分區,因此會出現在風險矩陣中的議題已是相對看重的,需要著墨相對的比例,其定性定量、揭露指導方針等都需寫清楚。
    GRI G4有別以往,不只注重公司本身績效,也強調價值鏈的說明及供應商的管理,需要揭露到供應鏈的第幾層才足夠?
    GRI G4目前只有到供應鏈,尚未到價值鏈的部分,是否願意做到價值鏈取決於各公司各自的策略。揭露至第幾層則是公司自我認定其對公司的重要性,如雖然是關係較遠的第三層供應鏈,但其影響公司非常大,就必須針對其進行ESG的稽核及指標的展現。
    CSR報告書的頁數建議是多少呢?
    剛開始出版的報告書平均是50-80頁,隨著每年出版及新議題可能會增加至80-120頁,但不是寫多就好,而目前出版紙本的企業較少,一般是兩個用途,一是國際展覽可以展示,另一則是公司交流時贈送使用。國外的趨勢是是紙本報告書較精要,詳細的內容則上網。
    企業須有盈餘,其出版的報告書才能算是好的報告書?
    並非是賺錢企業出版的報告書才能算是好的報告書,因為報告書的精神是「企業資訊完整、透明揭露」,不怕不賺錢或是有發生問題,而是坦然面對問題,並寫出解決方案。
    如何確定利害關係人、後續要怎麼做溝通?而每年的溝通方式是否都要變更呢?而重大性議題要如何去界定?
    1. 許多文獻都有提到員工是最常閱讀報告書的利害關係人,所以員工基本上是最主要的利害關係人,另外企業經營時,股東關係是非常重要,所以員工、股東及社區其實都是利害關係人。
    2. AA1000並不只是驗證,它其實是一系列的標準,其中一個標準是利害關係人參與(stakeholder engagement),這個程序就會列出你的利害關係人有哪些,也會針對這些利害關係人排名及評分。
    3. 大部分的報告書鑑別後會將利害關係人、對其溝通方式、溝通頻率及回應方式列表,大家不妨可以參考同業的報告書。
    4. 報告書或CSR網站的另一個優點則是協助內部溝通,很多同仁可能不願意寫內部信箱反應意見,於是同仁會利用匿名的CSR信箱陳述,內部則能提早作危機處理及因應,這時CSR系統及CSR網站就成為中間緩衝的地帶。
    坊間多以問卷方式進行利害關係人與重大性議題的議合,但有可能會因為量化的部份產生信效度的問題,老師會建議採質性還是量化的方式進行呢?內部員工所作的問卷調查建議採匿名還是記名的方式進行呢?
    採用質化或量化的方式是技術性的問題,面對議題的心態才是重點,GRI G4中並無強制要求一定要使用問卷調查,但基本上要求調查的過程中有具體程序跟方法,所以有些企業選擇開利害相關人的大會、有些企業則採用問卷調查,其實並無限制,若信量並陳是最棒的。
    企業網站中CSR專區應該放的位置?
    網頁版的CSR很重要,建議把CSR網站連結放在首頁,因為放在首頁可增加曝光度。揭露的技巧固然重要,辛辛苦苦編製的報告書內容也應放在對的地方讓更多人知道。
    G4強調供應鏈管理,並要求針對供應商列出短中長期管理內容,並考量其環境影響因素如污水排放、溫室氣體盤查等,如何陳述跟訂定目標呢?
    1.GRI G4指標的供應鏈不只針對環境,人權也是關注的議題之一。GRI G4並無硬性規定要做到第幾階供應商的揭露,也無規定一定要透過ISO管理系統驗證,重點是要求企業瞭解哪些供應商對自身有重大影響,並具備管理這些供應商的機制。管理方式需要建立準則,若能告訴別人鑑別及因應程序,就能獲得這項指標,並非一定要求供應商拿到驗證,而是考量管理機制及程序。像是中鋼將不同供應商分成不同的風險等級,而因應不同風險等級有個別的方式。
    2.GRI從G3到G4的核心精神是「彈性」、「聚焦」,G4期望企業能找到利害相關人及重大性議題,並進行揭露,而揭露的內容透明、完整即可,不需要長篇大論。
    3.實質性分析部分,建議不單只是畫出風險性圖表,而是呈現實質性分析的過程,如執行方式、過程、分析及結果等。
    TCSA (Taiwan Corporate Sustainability Awards)
    Taiwan Institute for Sustainable Energy (TAISE)
    Rm. 2, 2F, No, 188,Sec. 5, Nanjing E. Rd., Songshan Dist.,Taipei City 105411, Taiwan, R.O.C.
    TWCA
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